Prince William County Public Schools

Mejora continua significa identificar un problema a resolver (o área a mejorar), implementar estrategias de respuesta con el respaldo de evidencias, recopilar datos para monitorear el impacto de los cambios y ajustar las estrategias según sea necesario. Para hacerlo de manera eficaz, una división debe considerar los problemas como productos del sistema actual, no como resultados de las acciones tomadas por los individuos. Debe participar en los esfuerzos de mejora con regularidad y coherencia, y vincular el trabajo del día a día realizado por los individuos dentro y a través de los niveles de la organización. Los procesos de mejora continua han producido una variedad de beneficios para las divisiones escolares, el aumento de la participación del personal, el sentido de responsabilidad compartida del personal, el clima y la cultura escolar positiva, el logro académico, los índices de graduación y los índices de solicitud de admisión y matrícula postsecundaria. Los sistemas de mejora continua en las divisiones escolares también pueden apoyar los esfuerzos para disminuir las brechas en el rendimiento académico y la deserción del personal. En PWCS, las escuelas desarrollan e implementan planes anuales de mejora continua. Los esfuerzos escolares en los últimos años se han enfocado en el monitoreo continuo de los planes de mejora continua y PWCS creó un equipo dedicado para apoyar esos esfuerzos. Sin embargo, hasta la fecha no se ha adoptado un enfoque sistemático de la planificación estratégica y de mejora continua para las oficinas y departamentos. Este plan estratégico de cuatro años establece los sistemas, estructuras y protocolos para poner en marcha ciclos de mejora continua.

Metas y estrategias

El 100 % de los planes estratégicos de las oficinas y escuelas se alinearán con las metas y estrategias de la división escolar.

Alinear los esfuerzos de planificación estratégica y mejora continua para las oficinas y escuelas.

Para facilitar la coherencia organizacional, es esencial que estén alineados los esfuerzos de planificación de mejora continua en las oficinas y escuelas. PWCS brindará desarrollo profesional para el personal de oficinas y departamentos en los componentes del proceso de mejora continua, de modo que todas las oficinas tengan planes estratégicos que apoyen la visión de la división escolar, así como los planes de mejora continua en las escuelas. Todos los líderes de las oficinas y departamentos de PWCS recibirán capacitación en el proceso de mejora continua para fines del año escolar 2021-22. En el transcurso de los próximos cuatro años, todas las oficinas y escuelas desarrollarán planes anuales de mejora continua que se ajusten a las iniciativas estratégicas y metas de la visión de la división escolar.

Proveer apoyo de entrenamiento y asociaciones de mejora continua a los equipos de liderazgo escolar.

Para consolidar la capacidad del personal de promover el progreso académico, a cada escuela en PWCS se le asigna un entrenador para apoyar el desarrollo y monitoreo de su plan de mejora continua. Se puede proporcionar apoyo adicional a las escuelas de acuerdo con su nivel de necesidad, según lo determinado por el modelo de apoyo escalonado del plan de aprendizaje inconcluso de dos años de la división escolar y otras necesidades identificadas.

Comunicar de manera transparente el desempeño académico de la división escolar a través de una estructura de informes públicos trimestrales que monitorea el progreso hacia el cumplimiento de los compromisos y metas del plan estratégico.

En el desarrollo de este plan estratégico, una mayor transparencia es una de las áreas identificadas por las partes interesadas como una necesidad a ser atendida. PWCS instituirá un proceso de reporte trimestral para incrementar la transparencia en la comunicación del rendimiento académico y operativo. PWCS también está desarrollando paneles de control operativo y de rendimiento como componente de un sistema estructurado de informes. Para el año escolar 2022-23, PWCS tendrá métricas operativas y de rendimiento consistentes publicadas en la página web de PWCS.

El 100 % de los flujos de trabajo de los procesos clave de toda la división escolar incluirán mediciones de garantía de calidad

PWCS aplicará el proceso Six Sigma DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) para administrar la calidad en toda la división escolar.

Actualmente, PWCS tiene normas de control de calidad limitadas para los procesos gerenciales y operativos en toda la división escolar. Six Sigma es un estándar probado y adoptado mundialmente para el mejoramiento y control de calidad de procesos empresariales (White, 2021). Para apoyar la coherencia organizacional, PWCS aplicará el proceso Six Sigma como una estrategia para gestionar la calidad en toda la división escolar. PWCS identificará los procesos clave de toda la división escolar, así como también los principales responsables de los procesos, quienes recibirán capacitación en el proceso Six Sigma. PWCS examinará y mejorará los procesos clave de toda la división escolar. Para 2025, PWCS implementará completamente controles de calidad para los procesos clave y los monitoreará en relación con los objetivos de rendimiento identificados.

«Los estudios han demostrado que simplemente brindar acceso a la información a través de tarjetas de calificaciones en línea casi no tiene efecto en los resultados de los alumnos, en gran parte porque muy pocos padres de familia usan alguna vez estas herramientas. En contraste, una literatura creciente documenta los impactos positivos de enviar información sobre calificaciones, trabajos escolares perdidos o inasistencias directamente a los padres a través de notificaciones automatizadas. Varios de estos estudios revelan que impulsar proactivamente la información y la orientación a los padres es particularmente eficaz para mejorar los resultados entre los estudiantes de familias de bajos ingresos y estudiantes de color y que los efectos se hacen más pronunciados a medida que la información y la orientación se adaptan a las necesidades individuales de los estudiantes». (Matthew A. Kraft y Alexander Bolves, Instituto Annenberg para la Reforma Escolar de la Universidad Brown).

La capacidad de los padres y tutores para relacionarse con los maestros, profesores, administradores y la división escolar en la comunicación bidireccional es fundamental para la capacidad de tener una experiencia de usuario de alta calidad. En una era de saturación de la comunicación, también es importante dar a las familias la facilidad de utilizar su plataforma de comunicación preferida. Como PWCS sirve a estudiantes de países de todo el mundo y casi uno de cada cuatro es un estudiante del Idioma Inglés, la habilidad de comunicarse en tiempo real usando el idioma del hogar del estudiante también es vital para eliminar las barreras. Una experiencia coherente con el usuario, con expectativas claramente definidas tanto para el proveedor como para el usuario, mejorará en gran medida las interacciones de las familias en toda la división escolar. Actualmente, PWCS ofrece asistencia gratuita en idiomas a las familias al darles acceso a intérpretes profesionales que las ayudan a entender información importante sobre la educación de sus hijos. PWCS también traduce todas las comunicaciones esenciales a ocho idiomas. PWCS ofrece a los padres de familia la herramienta ParentVUE que proporciona acceso en línea al sistema de información del estudiante. Sin embargo, actualmente, PWCS no da herramientas a los docentes para comunicarse en tiempo real a través de mensajes de texto con las familias, la cual es una plataforma de comunicación preferida, en su lengua materna.

Metas y estrategias

El 100 % de los idiomas que se hablan en los hogares de las familias serán asistidos y estarán disponibles en los puntos de contacto principales del usuario de la división escolar

Implementar una comunicación bidireccional iniciada por el docente con mensajería de texto usada a nivel de escuela y en toda la división, que incluya traducción automática en idiomas que se hablan en los hogares que integren información esencial y datos de rendimiento del estudiante para permitir comunicaciones más específicas.

En 2022, PWCS implementará una tecnología innovadora que integra datos esenciales de los estudiantes para aumentar la comunicación entre docentes, administradores del distrito y familias de los alumnos. Esta herramienta agrega y convierte datos individuales de los estudiantes, tales como evaluaciones de aprendizaje, asistencia y calificaciones en informes fáciles de usar para los docentes. La plataforma también proporcionará herramientas de comunicación directa para conectarse con las familias de estudiantes a través de llamadas bidireccionales, correo electrónico o mensajes de texto con la capacidad de traducir en tiempo real entre el maestro/profesor y el idioma materno de la familia. Los docentes podrán utilizar esta plataforma en una prueba piloto antes de su adopción en otoño de 2022. PWCS medirá la adopción, el uso y la participación familiar con la herramienta a partir del año escolar 2022-23. PWCS medirá la adopción y el uso de la plataforma durante el año escolar 2022-23. PWCS medirá el compromiso familiar con la herramienta tomando como base el año escolar 2022-23, para ver mejoras mensurables en los años escolares 2023-24 y 2024-25.

El 90% de las familias y socios comunitarios de PWCS reportarán satisfacción con el nivel de servicio al usuario proporcionado por su escuela y oficinas de PWCS

El 90% de los empleados reportará satisfacción con el nivel de servicio al usuario desplegado por las oficinas de PWCS

Implementar una plataforma de gestión de relaciones con los clientes en toda la división escolar.

Las plataformas de gestión de relaciones con los usuarios (CRM) son herramientas para gestionar las relaciones con el cliente final. El uso de un CRM permitirá a PWCS mejorar la comunicación con los usuarios, llegar a las familias de maneras universales y específicas, y evaluar la eficacia de esas comunicaciones. El uso efectivo de un CRM ha demostrado aumentar la satisfacción del cliente en hasta un 10-15% en las organizaciones que utilizan eficazmente dichas plataformas.

PWCS adquirirá un CRM en 2022-23 e implementará la herramienta en toda la división escolar para el otoño de 2023. La plataforma permitirá establecer un punto de referencia base para los indicadores clave de rendimiento del servicio al usuario y la meta de aumentos mensurables durante el año escolar 2024-25.

Implementar una encuesta mejorada y entrenamiento del modelo de servicio al usuario a nivel de toda la división escolar.

PWCS se compromete a proporcionar un alto nivel de servicio al usuario. Los resultados de la encuesta a los padres muestran altos niveles de satisfacción general con la división escolar, pero se necesita un estudio más detallado de la experiencia del usuario. PWCS está desarrollando un sistema mejorado de encuestas para recopilar comentarios anuales sobre la experiencia de servicio al usuario para las familias y el personal.

Para el año escolar 2022-23, todo el personal estará capacitado en los estándares de servicio al usuario de PWCS. A partir de 2022-23, la encuesta anual de clima y cultura para las familias a nivel de toda la división escolar incluirá un componente explícito de servicio al usuario. Además, para el período 2022-23, se administrarán anualmente a todo el personal encuestas completas sobre el servicio al usuario. Los resultados de estas encuestas se utilizarán en los planes de mejora continua de las oficinas y las escuelas.

Los compromisos identificados en este plan estratégico requieren inversión de recursos a través del presupuesto anual, el programa de mejoramiento de infraestructuras y otras inversiones. Los estudios indican que los recursos deben definirse ampliamente, lo cual incluye recursos financieros, físicos, humanos y organizacionales. La asignación efectiva y equitativa de recursos requiere colaboración y coherencia organizacional. PWCS está comprometido con una asignación equitativa de recursos. Para apoyar ese compromiso, PWCS estableció la oficina de Jefatura de Equidad en 2021, la cual promoverá, abogará y sostendrá la equidad educativa en apoyo de este plan estratégico y visión. La previsión financiera permite el desarrollo estratégico de presupuestos y la asignación de recursos.

Metas y estrategias

Todas las escuelas y oficinas de PWCS serán financiadas adecuada y equitativamente.

Establecer un grupo de trabajo presupuestario que involucre a la comunidad, líderes de instrucción, grupos de empleados y partes interesadas de los estudiantes para aportar recomendaciones en el proceso presupuestario.

Es importante que la comunidad de PWCS desempeñe un papel fundamental en la configuración del proceso presupuestario para asegurar que refleje las prioridades de las diversas necesidades de las partes interesadas. PWCS establecerá un grupo de trabajo presupuestario en el año calendario 2022. Este grupo de trabajo se creará para proporcionar recomendaciones que puedan dar forma al proceso presupuestario en el desarrollo del presupuesto del año fiscal 2024. La alineación de los presupuestos de departamentos y escuelas con las prioridades estratégicas será implementada con el presupuesto del año fiscal 2023.

Implementar cambios en el presupuesto que alineen las inversiones presupuestarias con las prioridades estratégicas de las oficinas centrales y las escuelas.

La equidad de recursos significa priorizar y asignar consistentemente a las personas, el tiempo y el dinero estando alineados con los niveles de necesidad y oportunidad. PWCS desarrollará e implementará fórmulas revisadas de financiación motivadas por la equidad para las escuelas y oficinas. Estas fórmulas se basarán en las necesidades identificadas a nivel de escuelas y oficinas. A partir del año fiscal 2023, los presupuestos de los departamentos de PWCS incluirán fondos para las inversiones clave identificadas en los compromisos del plan estratégico.

Todas las inversiones en tecnología, instalaciones, seguridad y material curricular de PWCS se harán equitativamente y cumplirán estándares consistentes

Implementar un plan de inversión de equidad digital para equipar y mantener un apoyo tecnológico consistente de alta calidad y herramientas de aprendizaje digital, brindando tecnología de modelo 1 a 1 para estudiantes y maestros-profesores en toda la división escolar.

PWCS está comprometido con la equidad digital para los estudiantes y el personal, equipándolos con herramientas de aprendizaje consistentes de alta calidad en cada aula y para la enseñanza y el aprendizaje en casa, según sea necesario. En la primavera de 2020, PWCS cerró las escuelas debido a la pandemia mundial de COVID-19. Para apoyar rápidamente la enseñanza y el aprendizaje virtual, PWCS hizo inversiones sustanciales en tecnología para estudiantes y docentes al adquirir casi 70,000 computadoras portátiles. PWCS sigue teniendo brechas considerables con el apoyo tecnológico consistente en las aulas, como tener más de 2000 aulas con proyectores/pizarras blancas interactivas que tienen más de siete años. Para mantener estas inversiones y cerrar las brechas de equidad, PWCS centralizará la administración y compra de estos activos, actualizará los dispositivos de los estudiantes y docentes al menos cada cuatro años, y asegurará que los paneles planos interactivos tengan cinco años o menos. PWCS continuará apoyando el cierre de la brecha de tarea escolar proporcionando internet portátil para llevar a casa para quienes lo necesiten.

PWCS completará ocho renovaciones de escuelas entre los años fiscales 2023 y 2026

Basar las inversiones de mejoramiento de infraestructuras en un índice de condición de las instalaciones, lo que incluye la infraestructura tecnológica y de seguridad.

PWCS está desarrollando un índice de condición de las instalaciones que permitirá la evaluación anual de las instalaciones escolares en múltiples factores. El índice de condición de las instalaciones será una calificación numérica de la calidad actual de los sistemas arquitectónicos, mecánicos, de plomería, de protección y de seguridad de cada escuela. El índice también incorporará infraestructura tecnológica y sistemas de seguridad vital. Este índice permitirá la asignación equitativa de los recursos en función de las necesidades de instalaciones identificadas y priorizadas. Para el año escolar 2024-25, todas las escuelas serán evaluadas usando el índice de condición de la instalación y el 75 % de todas las inversiones de renovación de PWCS serán basadas en este índice.

Desarrollar e implementar un plan de inversión de materiales curriculares que coincida con el proceso de adopción de libros de texto/materiales didácticos.

Con el fin de asegurar el acceso equitativo a materiales curriculares actualizados, lo que incluye libros de texto (digitales o impresos) y otros materiales didácticos, PWCS desarrollará una estrategia de inversión a nivel de toda la división escolar delineando un plan de cuatro años para las inversiones anuales necesarias para equipar a cada estudiante y docente con dichos materiales. Estos planes de inversión delinearán los gastos anuales desde el año fiscal 2023 hasta 2026. Esto se utilizará para dar forma al proceso presupuestario y se alineará con las normativas y reglamentos de la división escolar.

PWCS alineará los objetivos del plan de mejora presupuestaria y de infraestructuras sobre la base de un sólido plan financiero a largo plazo

Elaborar un plan financiero y un modelo de previsión a largo plazo.

PWCS se compromete a alinear las prioridades del plan estratégico con el presupuesto y los planes de mejora de infraestructuras. En 2022, PWCS desarrollará un plan financiero a largo plazo que equilibre los requisitos del presupuesto para sustentar decisiones que aseguren la salud financiera de PWCS. El desarrollo de este plan financiero servirá para conformar el desarrollo del presupuesto y la planificación estratégica a largo plazo. El uso del plan y del modelo de previsión será parte integral de la planificación estratégica de escuelas y oficinas para el año fiscal 2025.

Los beneficios y salarios de PWCS serán competitivos a nivel regional

Elaborar e implementar un plan para asegurar niveles adecuados de recursos humanos y un plan de sucesión de directivos basado en los resultados de un estudio integral de provisión de personal.

PWCS se compromete a hacer que la compensación y los beneficios para los empleados sean competitivos a nivel regional. Para el año escolar 2023-24, PWCS llevará a cabo un estudio integral de los programas de compensación y beneficios de PWCS con recomendaciones prioritarias de mejoramiento. En este estudio se revisarán las clasificaciones de puestos en relación con los niveles salariales para garantizar la equidad interna y externa en comparación con las divisiones escolares similares en la región del norte de Virginia. Comenzando con el ciclo presupuestario del año fiscal 2023, PWCS hará referencia a análisis de nivel de pago y a recomendaciones de estudios para sustentar inversiones estratégicas para lograr esta meta.

Las divisiones escolares son sistemas complejos. PWCS se compromete a fortalecer los sistemas para permitir la coherencia organizacional. Los múltiples componentes de la división escolar dependen unos de otros y deben estar alineados en apoyo de los estudiantes. La colaboración continua en el proceso de toma de decisiones, junto con sistemas, procesos y herramientas alineadas, son esenciales para avanzar hacia la coherencia. Al desarrollar metas en torno a la coherencia organizacional, PWCS utilizó el marco de coherencia desarrollado por el proyecto de Liderazgo en Educación Pública de la Universidad de Harvard.

Metas y estrategias

El diseño organizacional de PWCS será 100 % optimizado y alineado para facilitar el servicio efectivo de instrucción y apoyo operacional

Realizar evaluaciones organizacionales para garantizar la alineación organizativa con la entrega de procesos y resultados clave.

En 2017, la PWCS realizó un estudio objetivo de dotación de personal en las oficinas administrativas centrales para evaluar la eficacia y eficiencia de las funciones administrativas centrales en comparación con un conjunto regional de divisiones escolares de referencia. Desde entonces, PWCS no ha vuelto a evaluar ni ha vuelto a establecer puntos de referencia para el personal o las funciones de toda la división escolar. A medida que la población de la división escolar ha crecido y se ha vuelto más compleja, y las demandas de servicios fuera del núcleo académico han aumentado, se hace necesario una evaluación organizacional alineada con este plan estratégico para asegurar los resultados operacionales y la prestación de servicios. En el año fiscal 2023, PWCS realizará una evaluación de similar alcance a la realizada en 2017. Este estudio respaldará el proceso presupuestario del año fiscal 2024, con la intención de implementar las recomendaciones en los años fiscales 2024 y 2025.

PWCS no ha vuelto a evaluar ni ha vuelto a establecer puntos de referencia para las funciones ni la dotación de personal en toda la división escolar. A medida que la población de la división escolar ha crecido y se ha vuelto más compleja, y las demandas de servicios fuera del núcleo académico han aumentado, se hace necesaria una evaluación organizacional alineada con este plan estratégico para asegurar los resultados operacionales y la prestación de servicios. En el año fiscal 2023, PWCS realizará una evaluación de similar alcance a la realizada en 2017. Este estudio respaldará el proceso presupuestario del año fiscal 2024, con la intención de implementar las recomendaciones en los años fiscales 2024 y 2025.

Los administradores escolares de PWCS no dedicarán más del 10 % de las horas semanales en administración empresarial

Implementar un modelo empresarial centralizado de servicios compartidos para las funciones operativas principales, tales como tecnología informática, finanzas, recursos humanos e instalaciones.

PWCS está comprometido a apoyar la enseñanza y el aprendizaje como las funciones fundamentales de la división escolar. Como resultado, los administradores escolares deben funcionar como líderes de instrucción. La centralización de las funciones empresariales y operativas reduce la cantidad de tiempo que los líderes escolares dedican a funciones distintas de la instrucción. PWCS está centralizando la compra y distribución de tecnología a través de la división escolar para garantizar la equidad digital, así como para eliminar la necesidad de que los administradores escolares gestionen los activos de tecnología. Empezando con el presupuesto del año fiscal 2023, PWCS identificará áreas de consolidación para mejorar la efectividad organizacional y quitar cargas a los administradores escolares. Este trabajo continuará en los años fiscales subsiguientes. PWCS tendrá como objetivo la meta de que los líderes escolares no pasen más de cuatro horas por semana en tales funciones para el año 2025.

Todos los administradores escolares de PWCS y líderes sénior tendrán roles y responsabilidades operativas claras

Definir y documentar los estándares y requisitos operativos del lugar.

PWCS opera con una filosofía de administración basada en cada sitio, la cual permite tomar decisiones a nivel escolar para apoyar las necesidades educativas en cada centro. Para un uso efectivo de la gestión basada en el sitio, es fundamental que se establezcan estándares para definir lo que se gestiona de forma centralizada y lo que se gestiona a nivel del sitio. PWCS se compromete a desarrollar estándares renovados para la gestión basada en el sitio. Para el 2022-23, todos los administradores y líderes recibirán capacitación en los estándares PWCS para la administración basada en el sitio.

El 100 % de los sistemas de enseñanza y colaboración de PWCS cumplirán con los estándares de tecnología informática para seguridad e interoperabilidad

Utilizar los mismos sistemas básicos de aprendizaje, comunicación, productividad y evaluación en toda la división escolar.

Con el fin de obtener un acceso y aprendizaje equitativo en el aula, garantizar la seguridad de la información de los estudiantes y empleados, y mejorar el servicio al usuario y la coherencia organizacional, se hace esencial el uso de las mismas plataformas tecnológicas en toda la división escolar. En 2020-21, PWCS lanzó el uso de Canvas como un sistema de gestión del aprendizaje a nivel de toda la división. Para el año escolar 2022-23, la expectativa es que todos los maestros usen Canvas consistentemente. El uso consistente de Canvas permite a los estudiantes acceder a materiales de aprendizaje disponibles a pedido. Además, Microsoft servirá como la plataforma de productividad fundamental para todas las aulas y oficinas para la colaboración y comunicación interna a principios del año escolar 2022-23. En el ciclo 2022-23, PWCS desarrollará un proceso de aprobación de solicitudes y gestión de datos que describe claramente el ecosistema digital y los requisitos para las aprobaciones.