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GESTIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA ESCOLAR
Oficina del Ómbudsman
El propósito de la oficina del Ómbudsman (defensoría del pueblo) es proporcionar a los padres, estudiantes y miembros de la comunidad escolar el acceso a una persona independiente e imparcial que pueda facilitar la resolución informal de preocupaciones, conflictos y cuestiones problemáticas que surjan dentro de las Escuelas Públicas del Condado de Prince William (PWCS, por sus siglas en inglés), y que está autorizado para presentar inquietudes sistémicas y organizativas ante la Junta Escolar del condado de Prince William y el superintendente de la división escolar (o un representante designado) para su resolución.
El proceso de resolución brindado por la oficina del Ómbudsman no reemplaza los procedimientos formales y/o legales estipulados por la Junta Escolar o por la ley para la presentación, investigación y resolución de reclamos presentados contra, por o en nombre de estudiantes o empleados individuales bajo otras normativas y reglamentos de la Junta Escolar. Por el contrario, los servicios del ómbudsman complementan los canales formales para la resolución de quejas. Hacer uso de los servicios del ómbudsman es voluntario y no es un paso obligatorio en ningún procedimiento de queja o denuncia. En ausencia de, o como alternativa a la resolución informal, el ómbudsman dará a los visitantes información sobre cómo acceder a tales procedimientos formales cuando corresponda, pero el ómbudsman no desempeña ningún papel en los procedimientos formales de queja y resolución de la división escolar.
La oficina del Ómbudsman actuará bajo los valores básicos de independencia, imparcialidad, confidencialidad e informalidad que están delineados en el Código de ética y estándares de práctica de la Asociación Internacional del Defensor del Pueblo, tal como se establece en esta normativa.
I. Alcance de la autoridad y la independencia
El ómbudsman deberá reportar a la Junta Escolar y al superintendente de la división y será evaluado por la Junta Escolar con el aporte del superintendente de la división. El ómbudsman ejercerá sus funciones con independencia del control, limitación, influencia o interferencia de cualquier miembro individual de la Junta Escolar o empleado de PWCS. El ómbudsman deberá mantenerse imparcial/neutral y no tendrá otra posición dentro o sin PWCS que pueda comprometer su independencia. El ómbudsman tendrá acceso a toda la información necesaria y a las personas dentro de la división escolar, en la medida que ello sea permitido por la ley y las normativas y reglamentos de la Junta Escolar.
El ómbudsman no tiene autoridad para tomar decisiones vinculantes, ordenar normativas, reglamentos ni procedimientos, dirimir formalmente asuntos para PWCS, ni participar en funciones de gestión, procedimientos formales de queja y resolución, e investigaciones.
La Junta Escolar, en consulta con la división de la superintendencia, deberá determinar el nivel adecuado de fondos y recursos que se proporcionarán a la oficina del Ómbudsman. El ómbudsman deberá tener la autoridad para seleccionar y administrar el personal de la oficina del Ómbudsman (si hubiera alguno), sujeto a todas las normativas, reglamentos y procedimientos de PWCS que rigen la contratación, evaluación y disciplina de los empleados de PWCS.
II. Protección contra represalias
El ómbudsman no deberá ser objeto de represalias por parte de ninguna persona que pueda ser sujeto de una queja y solo puede ser destituido de su cargo por recomendación del superintendente de la división, por acción de la Junta Escolar, por un desempeño insatisfactorio que esté documentado en el proceso de evaluación de PWCS, negligencia en el deber, mala conducta, violación de las normativas y reglamentos de la Junta Escolar, u otra causa justa.
III. Estándares de práctica
A.
Recepción
de
inquietudes
y
confidencialidad
El ómbudsman puede asistir a los visitantes en persona, por teléfono o por carta o comunicación electrónica, pero en todos los casos, él o ella deberá tener todas las comunicaciones con aquellos que buscan asistencia en estricta confidencialidad y tomará todas las medidas razonables para preservar la confidencialidad del o de los visitantes en la medida permitida por la ley. Esto incluye las alegaciones que pueden percibirse como violaciones de la ley, reglamentos o normativas, lo que incluye el Título IX. El ómbudsman está designado como un recurso confidencial bajo el Título IX. Sin embargo, el ómbudsman puede infringir unilateralmente la confidencialidad si el ómbudsman cree que existe un riesgo inminente de daño grave. Cuando existan circunstancias en que se sospeche de abuso y negligencia infantil, el ómbudsman puede referir a las personas al lugar o a la persona adecuada donde puede hacer una notificación, y en el caso de que la persona no se comunique inmediatamente con los Servicios de Protección al Menor sobre la sospecha de abuso o negligencia infantil, el ómbudsman deberá hacerlo como un informante por mandato legal. El ómbudsman no revelará la identidad de ninguna persona que se ponga en contacto con la oficina del Ómbudsman, ni revelará la información proporcionada de forma confidencial que pueda conducir a la identificación de cualquier persona que se ponga en contacto con esa oficina, sin la autorización expresa del visitante, y solo en tanto sea necesario para resolver el problema. El ómbudsman no responderá ni se comunicará con el público ni con los medios de comunicación acerca de cualquier denuncia individual o grupal específica ni sobre otras actividades confidenciales de la oficina del Ómbudsman. Sin embargo, el ómbudsman puede utilizar los medios de comunicación y otros medios de difusión pública para promover el uso de sus servicios. A manera de condición para utilizar los servicios del ómbudsman, los visitantes deberán aceptar cumplir con estos principios de confidencialidad.
El ómbudsman pondrá en práctica su mejor criterio sobre la mejor manera de responder a una inquietud, lo que incluye pero no se limita a: escuchar y ayudar a aclarar las inquietudes de los visitantes; proporcionar información y explorar opciones disponibles para los visitantes, lo que incluye asesoramiento informal, orientación y pautas de navegación en procedimientos y departamentos de PWCS, procesos formales de PWCS e información sobre recursos o asistencia externa; hacer posible conversaciones para resolver problemas y/o conducir una mediación informal, donde todas las partes involucradas lo acuerden voluntariamente y según corresponda. Sin embargo, el ómbudsman nunca proporcionará asesoramiento legal.
B. Neutralidad e imparcialidad
El ómbudsman deberá permanecer neutral, imparcial y sin alinearse a ninguna de las partes. Todos los miembros de la comunidad a la que sirve el ómbudsman pueden buscar voluntariamente sus servicios y deberán ser tratados con dignidad y respeto. El ómbudsman considerará las preocupaciones e intereses legítimos de todas las personas y grupos afectados por el asunto en consideración.
El ómbudsman no se asociará ni se alineará con ninguna asociación formal o informal ya sea dentro de las Escuelas Públicas del Condado de Prince William ni tampoco conectada a ellas, lo cual podría crear la apariencia de un conflicto de intereses o falta de neutralidad, y no formará parte de ningún comité de PWCS o grupo de trabajo ni participará en los fundamentos educativos de la división. El ómbudsman no deberá ser parte interesada, y no incurrirá en ganancias ni pérdidas, en el resultado de un asunto.
C. Acceso a asesoría legal
El ómbudsman deberá tener acceso al abogado de la división escolar según sea necesario. En los casos en que el abogado de la división y el ómbudsman acuerden que se requiere que un asesor legal externo brinde asesoramiento u orientación al ómbudsman para evitar comprometer la imparcialidad e independencia del ómbudsman, el abogado de la división está autorizado a contratar dichos servicios legales externos, pero deberá informarlo a la Junta Escolar y al superintendente de la división lo antes posible. En los casos en que el abogado de la división no esté de acuerdo en que un asesor legal externo sea necesario para ayudar al ómbudsman, el ómbudsman deberá solicitar la autoridad para contratar asesor legal externo directamente del superintendente de la división o de la Junta Escolar.
D. Notificación a la Junta Escolar, a PWCS o a la administración
Las comunicaciones hechas al ómbudsman no constituirán una notificación a la Junta Escolar, las Escuelas Públicas del Condado de Prince William, su administración o empleados, para ningún propósito, lo que incluye las reclamaciones alegadas bajo la ley local, estatal o federal, tales como FOIA, FERPA, Título IX, Título VI o Título VII, IDEA, Sección 504 de la Ley de Rehabilitación, etc., o para cualquier otro propósito legal o administrativo. Sin embargo, el ómbudsman puede referir a las personas al lugar o a la persona adecuada donde puede hacer una notificación, y en el caso de que la persona no se comunique inmediatamente con los Servicios de Protección al Menor sobre la sospecha de abuso o negligencia infantil, el ómbudsman deberá hacerlo como un informante por mandato legal. Cuando una persona no puede llegar a una resolución informal de su problema a través de la oficina del Ómbudsman y desea continuar el proceso a través de otras vías legales o administrativas, debe presentar sus alegaciones de manera oportuna en el marco de los estatutos o procedimientos correspondientes.
E. Limitaciones
La oficina del Ómbudsman no aceptará ninguna queja formal ni realizará investigaciones. Sin embargo, dependiendo de las circunstancias y con el acuerdo de la Junta Escolar, el ómbudsman puede asistir en la resolución de inquietudes individuales de una naturaleza sistémica planteadas por un empleado o contra empleados, sujeto a la autoridad del superintendente de la división escolar para cumplir y resolver problemas sistémicos de personal, según lo dispuesto en la normativa 506, Comunicación con los empleados y el reglamento 506.01-1, Beneficios y condiciones de trabajo de todos los empleados.
F. Auditoría interna, abogado de la división, gestión de riesgos, educación especial u otras investigaciones formales
El ómbudsman no intervendrá ni participará en ninguna queja ni investigación formal, lo que incluye aquellas que han sido referidas o están bajo investigación por los Servicios de Protección Infantil, el departamento de Policía del condado de Prince William, la oficina de Equidad y Conformidad de PWCS, la oficina de Auditoría Interna, la oficina del abogado de la división o un asesor legal externo de PWCS, la oficina de Servicios de Gestión de Riesgos y Seguridad, o asuntos que han sido referidos por la Junta Escolar o PWCS para una investigación formal. El ómbudsman tampoco intervendrá ni participará en ninguna denuncia que sea objeto de una mediación de educación especial pendiente, audiencia o litigación de debido proceso, o cualquier otra mediación pendiente, proceso legal o administrativo fuera de PWCS, lo que incluye, entre otras, demandas pendientes en cualquier tribunal, y los cargos/demandas presentados ante la oficina de Derechos Civiles del departamento de Educación de los Estados Unidos, el departamento de Justicia de los Estados Unidos, los departamentos de Trabajo de los Estados Unidos o de Virginia, la EEOC, la Comisión de Derechos Humanos del condado de Prince William, el departamento de Educación de Virginia, o cualquier otra agencia local, estatal o federal.
El ómbudsman puede negarse a investigar cualquier asunto o puede retirarse de cualquier asunto si considera que la participación es inapropiada por cualquier motivo, lo que incluye un asunto no presentado de buena fe o que parece ser un mal uso de la función del ómbudsman.
IV. Compilación de datos e informes
Una función importante del ómbudsman es la identificación de tendencias, problemas y preocupaciones sistémicas relacionadas con las normativas, reglamentos, procedimientos y prácticas organizacionales de PWCS, ya sea de su existencia o de su carencia. El ómbudsman deberá compilar datos que documenten la naturaleza y el número de asuntos manejados por su oficina, y utilizará dichos datos, sin violar la confidencialidad ni el anonimato, para hacer informes y recomendaciones trimestrales y anuales a la Junta Escolar y al superintendente de la división, lo que incluye las actividades llevadas a cabo por la oficina del Ómbudsman, las tendencias y las áreas problemáticas identificadas, y las recomendaciones para el cambio, mejora o resolución sistémica y organizacional dentro de PWCS, sus escuelas y departamentos.
La Junta Escolar del condado de Prince William autoriza al ómbudsman de PWCS a desarrollar directrices operacionales para aplicar esta normativa.
La Junta Escolar del condado de Prince William y el ómbudsman de PWCS serán responsables de implementar y supervisar esta normativa.
Esta normativa se revisará al menos cada cinco años y será corregida según sea necesario.
Referencias legales: Secciones 22.1253,13; 22.14; 22.16 del Código de Virginia
Aprobada: 24 de abril de 2019
Revisada/actualizada: 2 de octubre de 2019
JUNTA ESCOLAR DEL CONDADO DE PRINCE WILLIAM